Chat GPT, Midjourney, Bard: Har du kendskab til de mange tusindvis af AI-tools der florerer på nettet og hvad de kan bruges til?
I denne blog serie starter vi ud med den nok mest kendte lige nu. Chat GPT.
ChatGPT er en online platform, der bruger avanceret kunstig intelligens til at generere tekstbaserede svar på brugerinput. For at registrere dig på platformen, skal du oprette en konto ved at besøge deres hjemmeside og følge trinene for at oprette en brugerprofil.
Sidste gang...
Introducerede vi Chat GPT til de af jer der måske ikke endnu har stiftet bekendtskab med dette ai-værktøj. I dette indlæg går vi dybere ned i materien på hvordan du helt konkret kan anvende Chat GPT til at styrke dit organisatoriske arbejde i din forening. Det kan være I gerne vil revidere jeres rekrutteringsstrategi for frivillige eller medlemmer eller noget helt andet.
Frivilligstrategi til NXT LEVEL ESPORT
I dette tilfælde tager bloggen udgangspunkt i NXT LEVEL ESPORTs egen organisering og strategiarbejde med at styrke vores rekrutteringsproces for frivillige.
Step #1 - Skriv din prompt, prime og tone til Chat GPT:
Vi starter med at give en lille smule kontekst til Chat GPT:
Prompt: Generer en frivillig-strategi der indebærer on-boarding, fastholdelse, udvikling, off-
boarding af frivillige til min folkeoplysningsgodkendte frivillige esportsforening, der
er baseret i Grøndal Multicenter, København NV.
Prime: Strategien skal laves til bestyrelsen og indeholde konkrete trin med udførlige
beskrivelser og tidsangivelser for gennemførsel.
Tone: Formel
Chat GPT bliver her bedt om at genere en strategi til os - teksten er skrevet med henblik på at blive præsenteret til bestyrelsen. Den skal give konkrete tiltag og tidsangivelser.
Svar fra Chat GPT:
Til bestyrelsen for den folkeoplysningsgodkendte frivillige esportsforening, Grøndal Multicenter, København NV,
Jeg har udarbejdet en frivillig-strategi, der er målrettet mod at sikre en vellykket on-boarding, fastholdelse, udvikling og off-boarding af frivillige i foreningen. Denne strategi vil hjælpe os med at opretholde en høj kvalitet af frivilligt arbejde og styrke foreningens indsats.
On-boarding:
Rekrutteringsproces: Vi vil begynde med at definere specifikke roller og ansvarsområder for frivillige og annoncere disse på foreningens hjemmeside og sociale medieplatforme. Vi vil også oprette en e-mail-liste med potentielle frivillige for at samle interesserede personer og øge synligheden af vores rekrutteringsproces.
Tidsangivelse: Opstart af rekrutteringsproces vil ske i slutningen af maj måned og vil fortsætte hele sommeren.
Screening og udvælgelse: Alle interesserede vil blive screenet, og de mest egnede kandidater vil blive inviteret til et personligt interview. Vi vil også anmode om referencer fra tidligere frivilligt arbejde for at vurdere deres engagement og erfaring.
Tidsangivelse: Screenings- og udvælgelsesprocessen vil begynde i august måned og vil fortsætte indtil midten af september måned.
Træning og introduktion: De nye frivillige vil få en grundig introduktion til foreningen og dens formål, samt træning i deres specifikke opgaver og roller. De vil også blive introduceret til vores etiske retningslinjer og politikker.
Tidsangivelse: Træning og introduktion vil finde sted i slutningen af september måned.
Fastholdelse:
Kontinuerlig kommunikation: Vi vil opretholde en åben og konstant kommunikationskanal med vores frivillige for at lytte til deres behov og feedback. Dette vil inkludere regelmæssige møder og e-mails for at holde dem opdateret på foreningens aktiviteter.
Tidsangivelse: Regelmæssige møder vil blive afholdt hver anden måned.
Socialt samvær: Vi vil planlægge sociale arrangementer for at give vores frivillige mulighed for at interagere med hinanden og føle sig en del af et samfund. Dette vil skabe et stærkere bånd mellem frivillige og styrke deres engagement.
Tidsangivelse: Sociale arrangementer vil blive afholdt hver tredje måned.
Udvikling:
Karriereudvikling: Vi vil oprette et system til at anerkende og belønne vores frivilliges arbejde og bidrag. Dette vil give dem incitament til at fortsætte med at yde deres bedste og samtidig styrke deres engagement.
Tidsangivelse: Karriereudviklingsprogrammet vil blive implementeret i starten af det nye år.
Feedback og evaluering: Vi vil oprette et system til at modtage feedback fra vores frivillige om deres oplevelser og arbejde i foreningen. Dette vil give os mulighed for at identificere områder, hvor vi kan forbedre os og samtidig vise vores værdsættelse for deres input.
Tidsangivelse: Evaluering vil blive udført hvert halve år.
Off-boarding:
Afslutning af tjenesten: Når frivillige beslutter at forlade foreningen, vil vi arrangere et afslutningsmøde for at anerkende deres bidrag og takke dem for deres tjeneste. Vi vil også anmode om feedback for at forbedre vores arbejde i fremtiden.
Tidsangivelse: Afslutningsmøder vil blive planlagt, når frivillige beslutter at forlade foreningen.
Opbevaring af data: Vi vil opbevare alle frivilliges data sikkert og fortroligt og slette disse, når deres tjeneste er afsluttet.
Jeg håber, at denne strategi vil hjælpe os med at rekruttere, fastholde og udvikle vores frivillige og sikre, at de føler sig værdsatte og en del af et stærkt samfund i vores forening. Vi vil fortsætte med at overvåge og evaluere vores fremgang og justere vores strategi efter behov.
Med venlig hilsen,
[Navn på ansvarlig for strategien]
SLUT
Så har vi en strategi til foreningen vedrørende rekruttering af frivillige. Eller hvad?
Det er ofte ikke tilfældet. Hvem skal implementere og følge op på tiltagene, hvordan vil organisationen evaluere på rekrutteringsprocesserne, skal der være økonomiske incitamenter for de frivillige, vil I bruge penge på at reklamere for ledige stillinger som frivillig i jeres organisation. Hvem opdaterer hjemmesiden og tager sig af kontakten med mulige kandiater etc?
Se? Der er stadig mange ubesvarede forbehold man skal forholde sig til.
Step #2 - Keep it simple:
For enhver frivillig organisation gælder det at, alting afhænger af de frivilliges engagement og muilghed for at varetage de opgaver der ligger i foreningsarbejdet. Ofte sidder foreningsansvarlige personer med mange forskellige ansvarsområder, der til tider endda kan være udefinerede, flydende og forvirrende.
Vi vil derfor gerne have Chat GPT til at hjælpe os med at gøre strategien mere spiselig og letterre at gå til. Derfor beder vi den om at præsentere strategien med udgangspunkt i OKR teori. OKR står for Objectives / Key Results og er en ledelsesform der fokuserer på handlinger og håndgribelige kerneopgaver der bringer værdi i din organisation.
Derfor skriver vi nu i samme chat:
Prompt: Præsenter frivilligstrategien med udgangspunkt i OKR, opstillet i punktform og
tildel formanden, kasseren, og almene bestyrelsesmedlemmer konkrete opgaver.
Prime: Strategien skal gøres overskuelig og kunne implementeres i løbet af 6 måneder,
med start i februar.
Tone: Letforståelig
Svar fra Chat GPT:
OKR: Objective: Øge antallet af engagerede frivillige i vores esportsforening.
Key Results: Rekruttere mindst 5 nye frivillige inden udgangen af maj måned.
Udvikle og implementere et frivilligprogram, der inkluderer onboarding,
fastholdelse, og udvikling af frivillige, inden udgangen af juni måned.
Forøgelse af medlemsengagement ved at tilbyde flere aktiviteter og
begivenheder til medlemmer og frivillige.
Etablering af en mere robust sponsorstrategi ved at tiltrække mindst én ny
sponsor inden udgangen af juni måned.
Opgaver til Formanden:
Udvælge og delegere ansvar til passende bestyrelsesmedlemmer og frivillige for at opnå de fastsatte mål.
Overvåge og evaluere fremskridt på månedsbasis og sikre, at teamet er på rette vej.
Opgaver til Kasseren:
Hjælpe med at udvikle budgettet for frivilligprogrammet og sponsorstrategien.
Sikre, at ressourcerne er til rådighed og at budgettet overholdes.
Opgaver til Almene Bestyrelsesmedlemmer:
Rekruttere mindst én frivillig hver inden udgangen af april måned.
Deltage i udviklingen og implementeringen af frivilligprogrammet.
Udvikle en liste over potentielle sponsorer og deltage i søgeprocessen.
Implementeringsplan:
Februar:
Identificer nøgleområder, hvor frivillige er nødvendige.
Udvælg bestyrelsesmedlemmer og frivillige til at arbejde med rekruttering og onboarding.
Begynd rekruttering af nye frivillige.
Marts:
Færdiggør rekruttering af mindst tre nye frivillige.
Start på udvikling af frivilligprogrammet.
April:
Rekrutter mindst én frivillig pr. almene bestyrelsesmedlem.
Færdiggør udvikling af frivilligprogrammet.
Maj:
Færdiggør onboarding af alle nye frivillige.
Overvåg fremskridt og juster strategien efter behov.
Juni:
Tilbyd flere aktiviteter og begivenheder til medlemmer og frivillige.
Etabler mindst én ny sponsor.
Fortsæt med at fastholde og udvikle vores nuværende frivillige.
Tip #1 - Ved på forhånd hvad du har brug for hjælp til, og få bedre svar fra Chat GPT!
Chat GPT kan anvendes til lige omtrent hvad som helst. Og den bruges også til alt mellem himmel og jord. Det vigtigste som esportsforening, er at gøre sig så mange tanker og overvejelser som muligt, inden du bruger Chat GPT - med mindre du har brug for at blive inspireret eller få kreative input. Når større eller komplekse projekter skal sættes i søen, kan du med fordel bruge Chat GPT i din forening. Leg med den, prøv dig frem og efterhånden som du lærer mere om hvilke prompts giver dig de bedste svar, kan du virkelig begynde at trække værdiskabende outputs ud af den!
Tak for du læser med i vores serie om ai-værktøjer til esportsforeninger. Hvis du synes det bringer værdi eller giver anledning til spørgsmål eller andet, så del meget gerne din mening. Hvis indlægget har været særligt nyttigt så overvej at dele det på dine sociale medier. Tak.
Chat GPT venter på dig - hvad venter du på?
Chat GPT kan være lige så kompleks og avanceret som du ønsker, men husk altid, dens svar er kun så gode som dine spørgsmål.